上海2021年4月2日 /美通社/ -- 近兩年，我國大力推行電子發票，使用電子發票，既可以減少企業成本、又易于消費者保存，也有利于稅務部門規范管理，是一件利國利民的好事，但在具體實行過程中，卻遭遇許多“吐槽”。許多相關財務工作人員(yuan)表示，電子(zi)(zi)專票(piao)的實施并(bing)沒(mei)有(you)(you)節約紙張，反(fan)而讓企業大量使用(yong)紙張打(da)(da)印；既要打(da)(da)印出來裝訂成(cheng)憑(ping)證(zheng)(zheng)，又要買移動硬盤(pan)來保(bao)存電子(zi)(zi)檔，十分繁瑣；且部分公司(si)現有(you)(you)的業務系(xi)統(tong)(tong)陳舊，不具(ju)備電子(zi)(zi)檔案的承(cheng)接能力，難以在更新系(xi)統(tong)(tong)和手動留存電子(zi)(zi)版中間選(xuan)擇。元年云提(ti)出：要根本上解決這些問(wen)題，只有(you)(you)加強單(dan)位(wei)信息化建設，及時升級(ji)會計(ji)核算(suan)系(xi)統(tong)(tong)，實施并(bing)完善電子(zi)(zi)檔案管理，確保(bao)單(dan)位(wei)對(dui)電子(zi)(zi)會計(ji)憑(ping)證(zheng)(zheng)的利(li)用(yong)、保(bao)管等符合有(you)(you)關法(fa)律和行政法(fa)規(gui)的規(gui)定。

一、電子會計檔案政策4大重點解讀

電(dian)(dian)子(zi)發(fa)票只是(shi)電(dian)(dian)子(zi)會(hui)計憑證報銷(xiao)入賬的(de)(de)(de)(de)其中一(yi)種文(wen)件(jian)類型，早(zao)在2020年3月23日(ri)，財(cai)政(zheng)部就指出以電(dian)(dian)子(zi)會(hui)計憑證的(de)(de)(de)(de)紙(zhi)質打印件(jian)作(zuo)為(wei)報銷(xiao)入賬歸檔依據(ju)的(de)(de)(de)(de)，必須同(tong)時(shi)保存打印該紙(zhi)質件(jian)的(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)子(zi)會(hui)計憑證，同(tong)時(shi)強調了元(yuan)數(shu)據(ju)的(de)(de)(de)(de)接收(shou)、讀(du)取、使用(yong)和管理。

1. 電子檔案管(guan)理系統歸檔重(zhong)點

電子會計憑證經查驗合法、真實

由費(fei)控報銷系統/會計(ji)核算系統完成驗真工作；歸檔(dang)(dang)到電子檔(dang)(dang)案管理(li)系統后，確保(bao)其生命狀(zhuang)態為已歸檔(dang)(dang)且不可被修改。

電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發現

費控報銷系統(tong)(tong)/會(hui)計(ji)(ji)核(he)算系統(tong)(tong)/電子(zi)檔(dang)案(an)管理系統(tong)(tong)都要做到，在電子(zi)檔(dang)案(an)管理系統(tong)(tong)要確保(bao)歸檔(dang)后(hou)的(de)電子(zi)會(hui)計(ji)(ji)憑證的(de)安全性，任何針對電子(zi)會(hui)計(ji)(ji)憑證的(de)修(xiu)改都有日志(zhi)記錄以便追(zhui)蹤審計(ji)(ji)。

會計核算系統輸出的電子會計憑證格式應為PDF、PDF/A或者OFD【參見(jian)GB/T 18894-2016 《電子(zi)文件(jian)歸檔(dang)與電子(zi)檔(dang)案管(guan)理規范》】。

2. 電子檔案元(yuan)數(shu)據管(guan)理(li)的重要(yao)性

特別強調了電(dian)子會(hui)(hui)計(ji)憑證的元(yuan)(yuan)(yuan)數據，元(yuan)(yuan)(yuan)數據的管理(li)對電(dian)子會(hui)(hui)計(ji)憑證的真實性、完整(zheng)性、安全性以及審計(ji)追蹤等至關重要，因此必須要建立(li)電(dian)子會(hui)(hui)計(ji)檔案的元(yuan)(yuan)(yuan)數據規范(fan)。

3. 電子會(hui)計憑證(zheng)歸(gui)檔(dang)要求

存檔范圍：包括不限于業務單(dan)據(ju)、電(dian)子發(fa)票/財政電(dian)子票據(ju)/電(dian)子客票/電(dian)子行程(cheng)單(dan)/電(dian)子海關專用繳款書/銀(yin)行電(dian)子回單(dan)等

存檔格式：電子會計憑證必(bi)須(xu)獲取到發(fa)票的PDF或者OFD原件，紙(zhi)質打印件/掃描件是不符合規范要求的。

存在哪里(li)：電子(zi)會計憑證在財(cai)務記賬(zhang)使用(yong)過(guo)程當中(zhong)，可(ke)以保存到財(cai)務系統(tong)對應的報銷(xiao)單據或(huo)者(zhe)記賬(zhang)憑證對應的文件存儲鏈(lian)接上；但如(ru)果(guo)統(tong)一結賬(zhang)歸檔形(xing)成電子(zi)檔案的，則應通過(guo)獨立于財(cai)務核算系統(tong)之外的電子(zi)檔案管理系統(tong)來支(zhi)撐。

4. 歸檔范圍(wei)及(ji)保管期限

歸檔范圍包含(han)：內生文件(jian)和外來文件(jian)。

內生(sheng)文件：記(ji)賬(zhang)憑證、業務單據(ju)、會計賬(zhang)簿、財務報告、業務合同、其他(ta)會計資料等。

外來文(wen)件：電(dian)子發票(piao)、財政電(dian)子票(piao)據(ju)、電(dian)子客票(piao)、電(dian)子行程單、電(dian)子海關專用繳款(kuan)書、銀行電(dian)子回單等。

定期保(bao)管期限的（10年和(he)30年），電(dian)子(zi)會(hui)計憑證可以(yi)僅(jin)以(yi)電(dian)子(zi)形式(shi)存檔(dang)，無須(xu)留存紙檔(dang)。

二、電子會計檔案信息化勢在必行

在發(fa)票電子(zi)(zi)數據保(bao)存(cun)方面，財政(zheng)部指出以電子(zi)(zi)發(fa)票的紙質打印(yin)件(jian)作(zuo)為報銷入賬歸檔依據的，應當同時保(bao)存(cun)打印(yin)該紙質件(jian)的電子(zi)(zi)發(fa)票，并建立電子(zi)(zi)會(hui)計憑(ping)證與相關聯會(hui)計檔案的檢索關系。

但企業如果沒有建立檔案管理系統，實施起來有很大難度，電子發票本身是分散在公司每個報銷人員的手上，別人報銷都是用打印件，但財務要求把電子文檔在報銷同時報送，也是麻煩事。一方面根據報銷憑證號收集整理這些電子文檔費時耗力，另一方面建立索引更是工作量巨大，所以現狀基本是很少企業做到完全規范。

三、元年云電子會計檔案全流程管理

元年云電子會計(ji)檔(dang)(dang)案管理方案，覆蓋檔(dang)(dang)案全生(sheng)命周期(qi)，包括(kuo)檔(dang)(dang)案采(cai)集(ji)、歸檔(dang)(dang)、保管、查閱、盤點、移交(jiao)、銷毀等環節。

檔(dang)案元數據涵蓋發(fa)票、審批單據、合(he)同、銀行回單、記賬憑(ping)證(zheng)、會計報告等，全(quan)面滿(man)足國家規定與企業管理(li)需求。

1、檔案采集：自動智能采集，加速無紙化

電子發票無需(xu)打印(yin)報(bao)銷，憑(ping)證無需(xu)打印(yin)，無需(xu)根據(ju)憑(ping)證號進行排序(xu)后歸檔。

與各大(da)業務系(xi)(xi)統(tong)、財(cai)務系(xi)(xi)統(tong)、各大(da)銀(yin)行、稅務系(xi)(xi)統(tong)打通，直接將企(qi)業內(nei)外部檔(dang)案數據(ju)采集到元年云電子(zi)檔(dang)案系(xi)(xi)統(tong)中，并且建(jian)立關聯(lian)，并對會計資料分類(lei)存儲(chu)、智能關聯(lian)。

2、檔案歸檔：自動歸檔，多維度標簽追溯

電子檔(dang)案系(xi)統可(ke)保證(zheng)電子憑(ping)證(zheng)在完整、合規的前提下進行自動歸(gui)檔(dang)；可(ke)根據憑(ping)證(zheng)的內容：類型、摘要、金額、部門、公司等(deng)條件來配置所需(xu)檢查完整性的憑(ping)證(zheng)，并滿(man)足(zu)公司后續(xu)不同的查閱需(xu)求。

3、檔案保管：電子存檔，節省企業存放空間

電子檔案系統可在(zai)規定保(bao)管期限內，自動(dong)將(jiang)電子原(yuan)始憑證(zheng)(zheng)及記賬(zhang)憑證(zheng)(zheng)、會計報告等電子檔案保(bao)存在(zai)云服務器指定存放(fang)(fang)路徑(jing)中，也可批量下載存放(fang)(fang)至企業的物理服務器中，無需檔案室、檔案柜等存放(fang)(fang)空間(jian)，相比紙質存檔，大量節省保(bao)管成本。

4、檔案查閱：一鍵查詢借閱，對應憑證不迷路

使(shi)用電子(zi)會計憑證、發(fa)票、回(hui)單、業務單據全部電子(zi)化存(cun)儲，利用系統索引建立關聯，保存(cun)完整的業務邏(luo)輯關系，提供多維度的檢(jian)索條件，快速查(cha)到憑證，并(bing)可以在憑證展示頁面直(zhi)接查(cha)看(kan)報(bao)銷單、發(fa)票、銀行回(hui)單等原始資料。節省(sheng)了查(cha)找時間和人(ren)力，提高了內外部審計等相關工作體驗。

5、檔案盤點：庫房管理，定期盤點檔案狀態

系(xi)統提供庫房信(xin)息維(wei)護(hu)，庫房信(xin)息與組織架(jia)構綁(bang)定(ding)，歸檔入庫時關(guan)聯(lian)在線電(dian)子檔案信(xin)息；可(ke)按組織定(ding)期盤點電(dian)子檔案存放狀態(tai)和保管期限，發生損壞(huai)及丟失及時處(chu)理，到期可(ke)進行銷(xiao)毀處(chu)理。

層級(ji)：庫(ku)-室-柜-行(xing)/列（格） 狀態：正常(chang)、損壞、丟失(shi)     

6、檔案移交：預歸檔管理，在線移交建檔

電子文件是伴(ban)隨著業(ye)務(wu)陸續產生的，在歸檔前需要通過(guo)(guo)文檔中(zhong)心進行(xing)科學管理、合規應用和共享協同。預歸檔管理，將檔案(an)收集業(ye)務(wu)前置到日常(chang)辦(ban)公(gong)環節，既能保證(zheng)數據(ju)準確性(xing)(xing)又實(shi)現了(le)文檔業(ye)務(wu)連貫(guan)性(xing)(xing)。在管理過(guo)(guo)程中(zhong)不斷完善元數據(ju)信息，待需歸檔時可直接發起(qi)移交(jiao)，移交(jiao)過(guo)(guo)程中(zhong)進行(xing)檔案(an)真(zhen)實(shi)性(xing)(xing)、安全性(xing)(xing)、可用性(xing)(xing)、完整性(xing)(xing)入(ru)庫四性(xing)(xing)檢(jian)測。

7、檔案銷毀：明確權責，優化管理職能

系統可根據前期(qi)設(she)置的各類檔(dang)案保管期(qi)限，對即將到期(qi)檔(dang)案進行自動提醒。檔(dang)案管理員(yuan)可提交(jiao)銷毀鑒(jian)定申請(qing)，通過審批(pi)流明確相關(guan)責(ze)任人，審批(pi)通過后可進行檔(dang)案銷毀，并自動生成銷毀臺賬。

四、元年云電子檔案系統應用場景

1. 快速接(jie)入(ru)企(qi)業自有(you)系統，形成(cheng)集約(yue)化管理

電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)的核心是結(jie)(jie)構(gou)化數(shu)(shu)據(ju)(ju)，結(jie)(jie)構(gou)化數(shu)(shu)據(ju)(ju)分為：系統結(jie)(jie)構(gou)化數(shu)(shu)據(ju)(ju)和原始數(shu)(shu)據(ju)(ju)。系統結(jie)(jie)構(gou)化數(shu)(shu)據(ju)(ju)包含單(dan)據(ju)(ju)、發票(piao)、銀行回單(dan)、憑證；原始數(shu)(shu)據(ju)(ju)包含文(wen)件(jian)、影像，比如原始紙質發票(piao)形成的電(dian)子(zi)影像文(wen)件(jian)，或銀行PDF回單(dan)。

元(yuan)年云提供開放(fang)平(ping)臺的(de)快速接入能力(li)，與企業各大(da)業務(wu)系(xi)(xi)統(tong)（如(ru)ERP、OA、CRM）、銀行(xing)系(xi)(xi)統(tong)（如(ru)中(zhong)國銀行(xing)、農業銀行(xing)、工商(shang)銀行(xing)、建設銀行(xing)、招商(shang)銀行(xing)）、財務(wu)系(xi)(xi)統(tong)（如(ru)金蝶、SAP），稅務(wu)系(xi)(xi)統(tong)（如(ru)發(fa)票認證系(xi)(xi)統(tong)）等打通，將企業內外部檔案(an)數據采集到元(yuan)年云電子檔案(an)系(xi)(xi)統(tong)中(zhong)，建立關聯(lian)，并且對(dui)會計資料分類存儲、智能關聯(lian)。

2. 使(shi)用(yong)元年云平臺，形(xing)成一體化電子檔案管理

企業依賴檔(dang)案日常管(guan)理的業務(wu)系(xi)統用到元年云相關，如(ru)費(fei)用報銷，采(cai)購，項目管(guan)理等，天然形(xing)成一(yi)體化電(dian)(dian)子檔(dang)案管(guan)理。有(you)了前置(zhi)業務(wu)數據(ju)源的沉淀，轉成在線化的一(yi)個電(dian)(dian)子檔(dang)案的數據(ju)。

由此支撐(cheng)外部審計調閱，內部銷售或采購部門在線(xian)快(kuai)速查閱歷(li)史合(he)同、發票等資料，既保障了數據的(de)(de)真實、有效(xiao)、透明，又(you)節省了財務整理采集檔(dang)案的(de)(de)工作量，也減(jian)輕(qing)了企業保管檔(dang)案的(de)(de)成本。