上海2015年6月18日(ri)電 /美通社/ -- “說(shuo)到資金管理，就想到我們(men)財務在每年做年度預算(suan)時的痛苦，當確(que)定(ding)了(le)(le)公(gong)司(si)的發(fa)展(zhan)戰略和計劃(hua)后，剛性的經(jing)營不可控(kong)費(fei)(fei)用(yong)(yong)基本就已經(jing)確(que)定(ding)下(xia)來(lai)，留(liu)給我們(men)可以壓縮的費(fei)(fei)用(yong)(yong)就是(shi)業(ye)務招待費(fei)(fei)，差(cha)旅(lv)(lv)費(fei)(fei)，辦公(gong)費(fei)(fei)等這些可控(kong)費(fei)(fei)用(yong)(yong)了(le)(le)。”近(jin)日(ri)，在第六屆財務管理高峰(feng)論壇上，攜(xie)程商旅(lv)(lv)財務總(zong)監金婷受邀就差(cha)旅(lv)(lv)費(fei)(fei)用(yong)(yong)節省(sheng)和管控(kong)這一話題(ti)進(jin)行了(le)(le)分享。

隱性成本不可忽視

據《2014中國商務(wu)旅行調查報告》披露，2014年中國平均有38%的公(gong)司員工出(chu)過差，而2013年和(he)2012年分(fen)別(bie)為33%和(he)28%。

“但差(cha)旅(lv)費(fei)(fei)(fei)用在企(qi)業的費(fei)(fei)(fei)用總額(e)中所(suo)(suo)占比例并不(bu)大(da)，大(da)概在5%左右。所(suo)(suo)以(yi)(yi)部分管(guan)(guan)理層對差(cha)旅(lv)費(fei)(fei)(fei)用也不(bu)是很重視，管(guan)(guan)理基本是放任(ren)其一定幅度中的變動，并沒有關注總額(e)的變動原因(yin)和具體(ti)構成(cheng)結(jie)構等，這(zhe)樣(yang)對差(cha)旅(lv)費(fei)(fei)(fei)的具體(ti)管(guan)(guan)理并不(bu)利。”金婷(ting)認為，作(zuo)為企(qi)業第二大(da)可(ke)控(kong)成(cheng)本，差(cha)旅(lv)費(fei)(fei)(fei)用在公司管(guan)(guan)理人員(yuan)的管(guan)(guan)理權限及控(kong)制范圍(wei)之(zhi)內，可(ke)以(yi)(yi)通過良好地運(yun)作(zuo)提高(gao)企(qi)業實際(ji)的經濟(ji)效益。

據統計，目前(qian)中國10%的(de)企業(ye)(ye)使用專業(ye)(ye)的(de)差(cha)旅服務公司進行差(cha)旅管控(kong)，而(er)剩余90%的(de)企業(ye)(ye)不是自(zi)行訂票就是通過小型代理售票處訂票。

金婷介紹(shao)，差旅(lv)成(cheng)本(ben)包括顯(xian)性成(cheng)本(ben)和隱(yin)性成(cheng)本(ben)。大部(bu)分企業只(zhi)計(ji)算顯(xian)性成(cheng)本(ben)，包括交(jiao)通費用(yong)、酒店住宿、餐(can)飲費用(yong)、差旅(lv)服務費等；而(er)隱(yin)形(xing)成(cheng)本(ben)指的是預訂的時間(jian)消耗、審(shen)批環節、報銷(xiao)流程(cheng)票據(ju)核查、退(tui)改(gai)簽成(cheng)本(ben)、未(wei)使用(yong)機票等。這些巨大的隱(yin)形(xing)成(cheng)本(ben)無從統計(ji)，也往往容易被(bei)忽視。

有效差旅管控較高節省30%

差旅(lv)管控是為了節省，但節省不僅(jin)(jin)僅(jin)(jin)源于(yu)機票或酒店價格的(de)節省，更多的(de)是源于(yu)合規管控、數(shu)據完整、流(liu)程的(de)優(you)化和差旅(lv)信息(xi)的(de)透明。金婷指出(chu)，優(you)秀的(de)差旅(lv)管控方案在節省費用(yong)的(de)同時還兼具提高財務部審核工作效率、提高公(gong)司資金使用(yong)率及(ji)兼顧提升員工滿(man)意度等(deng)。

專業的差(cha)(cha)旅管(guan)(guan)理機構可(ke)以有效(xiao)幫助企業節省差(cha)(cha)旅費用，以攜程商旅為例，節省較(jiao)高可(ke)達30%。而小(xiao)票臺通常(chang)提(ti)供的僅(jin)僅(jin)只是預訂服務，而非(fei)差(cha)(cha)旅管(guan)(guan)控服務。

“借助(zhu)專業的(de)(de)差旅服(fu)務平臺，比如設置機(ji)票較(jiao)低(di)價(jia)提醒，企業要(yao)按照機(ji)票價(jia)格(ge)較(jiao)低(di)原則來預訂(ding)，那么是(shi)一天以(yi)(yi)內較(jiao)低(di)，還是(shi)前后一小時內較(jiao)低(di)，這(zhe)些(xie)都可(ke)以(yi)(yi)事先進行標(biao)準(zhun)定制，員工出(chu)行時如果沒(mei)有選擇(ze)所選時段(duan)的(de)(de)較(jiao)低(di)價(jia)，就會彈出(chu)不(bu)選擇(ze)較(jiao)低(di)價(jia)的(de)(de)理由(you)讓員工選擇(ze)，事后還會將這(zhe)些(xie)理由(you)在(zai)差旅報表中體現，這(zhe)樣的(de)(de)操作有助(zhu)于(yu)差旅費用分析，還可(ke)以(yi)(yi)對員工有一定的(de)(de)約束效果，最終達到費用節省(sheng)的(de)(de)目標(biao)。”金婷介紹(shao)。

此外，差旅管(guan)理公司提供(gong)的(de)墊資(zi)服務(wu)、較長的(de)信用賬(zhang)期能為企業省(sheng)去差旅資(zi)金的(de)占用成本(ben)；通過OA系統對接、自動化授權與自動化結算等技術(shu)手(shou)段，也間(jian)接節省(sheng)企業的(de)人工(gong)成本(ben)。

大數據分析直擊企業差旅痛點

詳盡(jin)的(de)(de)差(cha)旅管(guan)理報告和(he)細致的(de)(de)數據分析對(dui)(dui)于資(zi)金管(guan)理而(er)言(yan)，有著極其(qi)重要的(de)(de)作用。企(qi)業對(dui)(dui)差(cha)旅數據進行分析，可以找(zhao)出頻繁使用的(de)(de)航空公司和(he)酒(jiu)店，簽訂協議價格(ge)，這能為企(qi)業獲取一部分的(de)(de)差(cha)旅費用節(jie)余。

同(tong)時，企業可(ke)以(yi)對公(gong)司(si)內(nei)部(bu)(bu)的(de)差旅費用(yong)進(jin)行(xing)橫向比較，例如維修部(bu)(bu)門機票價(jia)格可(ke)能(neng)較高(gao)，這通常(chang)緣于一旦客戶(hu)提出(chu)(chu)要求則馬上動身到客戶(hu)公(gong)司(si)搶修，不(bu)能(neng)做(zuo)到及早(zao)預訂。但是市場部(bu)(bu)和銷售部(bu)(bu)的(de)工作(zuo)職責(ze)可(ke)能(neng)相近，如果發現市場部(bu)(bu)的(de)平均(jun)折(zhe)扣率高(gao)于銷售部(bu)(bu)，那就可(ke)以(yi)詢(xun)問對應部(bu)(bu)門，從(cong)而(er)找出(chu)(chu)原(yuan)因。除了(le)公(gong)司(si)內(nei)部(bu)(bu)部(bu)(bu)門的(de)差旅分(fen)析，企業還可(ke)借(jie)助專業差旅管理(li)公(gong)司(si)分(fen)析同(tong)行(xing)業的(de)平均(jun)折(zhe)扣、不(bu)同(tong)城市的(de)平均(jun)差標，甚至是同(tong)一城市不(bu)同(tong)時間段的(de)差旅標準(zhun)。通過(guo)不(bu)斷的(de)調研和分(fen)析，就可(ke)對優(you)秀做(zuo)法進(jin)行(xing)推廣(guang)，對不(bu)足地方加以(yi)改進(jin)，從(cong)而(er)不(bu)斷優(you)化(hua)差旅政策(ce)。

專業差旅管理減輕財務工作負擔

很多企業(ye)制定了完善的(de)差(cha)旅政策，但(dan)是往(wang)往(wang)執行起來效(xiao)果不好。比(bi)如員(yuan)工(gong)在選(xuan)擇(ze)酒(jiu)店(dian)或機票時以(yi)平價方(fang)式購買(mai)以(yi)獲(huo)取(qu)(qu)(qu)供應商的(de)高額(e)回扣；又(you)如員(yuan)工(gong)可以(yi)自主選(xuan)擇(ze)酒(jiu)店(dian)，這(zhe)就導致(zhi)企業(ye)難以(yi)通過(guo)特定的(de)酒(jiu)店(dian)增加入(ru)住(zhu)人數(shu)和(he)天數(shu)來獲(huo)取(qu)(qu)(qu)協議低價；甚至還有一(yi)些員(yuan)工(gong)通過(guo)虛(xu)開(kai)發票、購買(mai)假(jia)發票報(bao)銷(xiao)來賺取(qu)(qu)(qu)外快(kuai)。這(zhe)些行為的(de)存在不僅損(sun)害企業(ye)利益(yi)，也使公司(si)的(de)內控形同虛(xu)設。

而通過專業(ye)差旅(lv)(lv)管理(li)，則可以解(jie)決(jue)這個問題。一(yi)方(fang)面(mian)通過月結支付員(yuan)工(gong)不用接觸資金(jin)，另一(yi)方(fang)面(mian)代理(li)商價(jia)格(ge)、企業(ye)協議價(jia)、航空公司直(zhi)連價(jia)格(ge)等(deng)在同一(yi)平臺(tai)顯現，價(jia)格(ge)公開透明，確保(bao)企業(ye)的差旅(lv)(lv)政(zheng)策能夠有效(xiao)執(zhi)行。

金婷同時(shi)指(zhi)出(chu)，差(cha)旅的使用(yong)(yong)人(ren)是廣大(da)企業員(yuan)工(gong)，差(cha)旅政策是否人(ren)性化，差(cha)旅服務(wu)是否便捷是大(da)家最關注(zhu)的事(shi)。專業差(cha)旅管理機(ji)構提(ti)供的預存、月結(jie)等(deng)統(tong)一結(jie)算方式，可(ke)以緩(huan)解員(yuan)工(gong)出(chu)行(xing)的墊資壓力(li)，也不(bu)用(yong)(yong)再(zai)經歷出(chu)行(xing)后收(shou)集發(fa)票、填寫費用(yong)(yong)報銷單、等(deng)待領(ling)導審(shen)批，財(cai)務(wu)審(shen)核(he)(he)，出(chu)納(na)報銷等(deng)繁瑣流程。同時(shi)也簡便了財(cai)務(wu)人(ren)員(yuan)審(shen)核(he)(he)流程，不(bu)用(yong)(yong)再(zai)驗證發(fa)票的真偽(wei)，不(bu)用(yong)(yong)審(shen)核(he)(he)報銷的金額是否與發(fa)票相符、是否符合差(cha)旅政策，只需每月核(he)(he)對(dui)(dui)差(cha)旅公司提(ti)供的對(dui)(dui)賬(zhang)單即可(ke)，大(da)大(da)減輕(qing)了財(cai)務(wu)的工(gong)作量。