上海2015年11月23日電 /美通社/ -- 近(jin)日，由專(zhuan)業(ye)財務管(guan)理服務培訓商鉑略(lve)和中國領先的差旅(lv)(lv)管(guan)理公司攜程商旅(lv)(lv)聯合舉(ju)辦的第二屆企(qi)業(ye)差旅(lv)(lv)費用管(guan)控大會吸引了來自100多家企(qi)業(ye)的財務管(guan)理者參與(yu)。

會上，除了有來自企業的財務代表分享經驗，攜程商旅差旅專家針對差旅報銷制度(du)形同虛設；審核發票效率低；超支差旅費用(yong)處(chu)理(li)辦法等(deng)財務人(ren)員(yuan)提出(chu)的(de)困惑給出(chu)了(le)相應的(de)解決方案。

差旅政策執行難

“公(gong)司的出差政策和報(bao)銷流程非(fei)常完善，但(dan)這并沒有什么用，我(wo)幾乎天天收(shou)到超支的差旅報(bao)銷單(dan)。”一位(wei)財(cai)務的抱怨頓時引起(qi)了同行的共鳴。

根據全(quan)球差(cha)旅費用管理(li)服務商CONCUR的數據顯示，員(yuan)工實際(ji)的報銷金額平(ping)均超(chao)出公司政(zheng)策規定金額的22%，有52%的企(qi)業財務管理(li)人員(yuan)認(ren)為較(jiao)大(da)的挑戰是缺(que)乏員(yuan)工花費的可見度和難以推行公司的差(cha)旅報銷政(zheng)策。

“公(gong)司缺乏有效的(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)政策執行手段(duan)，員工(gong)差(cha)(cha)旅(lv)行為難以控制，超預(yu)算情(qing)況時有發生，從(cong)而增加了公(gong)司的(de)(de)管(guan)理運營(ying)成本。”攜程(cheng)商(shang)旅(lv)差(cha)(cha)旅(lv)專家(jia)表示，財務處理的(de)(de)是(shi)整個差(cha)(cha)旅(lv)過(guo)程(cheng)的(de)(de)后段(duan)，但差(cha)(cha)旅(lv)費用(yong)的(de)(de)產生是(shi)在前段(duan)，讓財務僅(jin)憑(ping)一(yi)紙差(cha)(cha)旅(lv)政策就去把控差(cha)(cha)旅(lv)費用(yong)是(shi)不合理的(de)(de)。

攜程(cheng)商旅(lv)(lv)(lv)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)專家建議，合(he)規(gui)管控需要(yao)覆蓋(gai)整個差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)過程(cheng)，專業TMC的(de)做法(fa)是根據(ju)公司(si)的(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)政(zheng)策(ce)在(zai)員工預(yu)訂環節進行(xing)(xing)把(ba)(ba)關，把(ba)(ba)不符合(he)公司(si)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)政(zheng)策(ce)的(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)行(xing)(xing)為在(zai)訂單完成之前提交(jiao)審(shen)批人審(shen)批，這(zhe)樣(yang)就可以較大程(cheng)度上保障差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)行(xing)(xing)為的(de)合(he)規(gui)，保證公司(si)利益。財務人員還(huan)可以通過TMC提供的(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)報告了(le)解公司(si)各部門(men)的(de)政(zheng)策(ce)執行(xing)(xing)情況。

審批流程繁復無效

大多數企業的差旅費報銷流程需要經過主管、行政、老板等人員的審核，流轉到財務手上時可能距離員工提出申請時已有十幾天了。對于這樣低效率的報銷流程，員工的抱怨通常會指向財務。對此，財務人員感到十分委屈。“層層審核除了造成報銷周期延長，并沒有起到控制的作用。”目前(qian)大部(bu)分(fen)未采用專業(ye)差旅管理公(gong)司的企業(ye)還停留在事(shi)后手工填單逐層審批(pi)報銷的階段(duan)。

攜程(cheng)商旅(lv)差(cha)(cha)旅(lv)專(zhuan)家介紹，專(zhuan)業(ye)(ye)差(cha)(cha)旅(lv)管理公司的技術(shu)可以幫助企業(ye)(ye)做到，在員工預(yu)訂行程(cheng)后，第一(yi)時間通(tong)過(guo)APP、郵件等形式(shi)把授(shou)權請(qing)求發送給審(shen)批人。此(ci)次出(chu)差(cha)(cha)是(shi)否(fou)被允(yun)許，行程(cheng)是(shi)否(fou)合(he)理，價(jia)格是(shi)否(fou)符合(he)規定(ding)，管理者通(tong)過(guo)這(zhe)一(yi)條授(shou)權信息(xi)即可對這(zhe)些(xie)問題一(yi)目(mu)了然，相當于一(yi)個動作同(tong)時完成行程(cheng)審(shen)批和(he)報銷審(shen)批兩個步驟。

肉眼辨發票效率低

審核發票是財務人員普遍關心的一個話題。財務人員每(mei)天都會在識別真假發(fa)票(piao)和虛報發(fa)票(piao)上牽(qian)扯許多精力和時(shi)間，有的企業甚至(zhi)會安(an)排一個崗位專(zhuan)做發(fa)票(piao)審(shen)核的事務。除了(le)機械繁瑣，人工審(shen)核還無(wu)法(fa)保證準確率。

攜程商旅(lv)(lv)差(cha)旅(lv)(lv)專家介紹，專業的(de)差(cha)旅(lv)(lv)管(guan)理公(gong)司也可以(yi)在這(zhe)方面(mian)為(wei)財(cai)務人(ren)員“減負(fu)”。“如果企業采用(yong)的(de)是公(gong)司賬(zhang)戶結算(suan)(suan)，員工通過TMC預(yu)訂的(de)機票、酒店(dian)、用(yong)車的(de)發(fa)票和行程單都(dou)會定期統一寄送(song)到財(cai)務結算(suan)(suan)人(ren)員手中。”

這也(ye)就意味著(zhu)員(yuan)工不用(yong)(yong)先墊付差(cha)旅(lv)費用(yong)(yong)，然(ran)后再拿著(zhu)發(fa)(fa)票(piao)交給財(cai)務報(bao)銷；財(cai)務人員(yuan)可以從機械勞動(dong)中解脫出來了；由差(cha)旅(lv)管理公司提供的(de)發(fa)(fa)票(piao)也(ye)可以完全規避假發(fa)(fa)票(piao)和虛報(bao)發(fa)(fa)票(piao)的(de)風(feng)險。

差旅預算無從下手

財務人員反映(ying)，每年在做公司(si)預算的時候，無法對各(ge)部(bu)門上報的差旅預算做準確評估，當老板要(yao)求縮減預算時也無法做出合理判斷。

攜程商旅(lv)(lv)(lv)差旅(lv)(lv)(lv)專(zhuan)家表示(shi)，專(zhuan)業(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)(lv)管理(li)公(gong)司(si)可(ke)(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)為企(qi)業(ye)提供完善的(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)(lv)報告，管理(li)層和財務人員(yuan)可(ke)(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)隨(sui)時查(cha)詢(xun)公(gong)司(si)各(ge)部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)各(ge)時期的(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)(lv)費(fei)用支出(chu)(chu)情況。“財務人員(yuan)可(ke)(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)對公(gong)司(si)內部(bu)(bu)(bu)(bu)的(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)(lv)費(fei)用進(jin)行(xing)橫向比較，例如(ru)維修部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)機票價格可(ke)(ke)(ke)能(neng)較高，這通常緣(yuan)于一旦客戶(hu)(hu)提出(chu)(chu)要(yao)求(qiu)則必須馬上動身到(dao)客戶(hu)(hu)公(gong)司(si)搶修，不能(neng)做到(dao)有規劃的(de)(de)(de)(de)(de)提早(zao)預(yu)訂。但是(shi)市(shi)(shi)場(chang)部(bu)(bu)(bu)(bu)和銷(xiao)售部(bu)(bu)(bu)(bu)的(de)(de)(de)(de)(de)工作(zuo)職責可(ke)(ke)(ke)能(neng)相近，如(ru)果發(fa)(fa)現(xian)市(shi)(shi)場(chang)部(bu)(bu)(bu)(bu)的(de)(de)(de)(de)(de)平均折扣(kou)率(lv)高于銷(xiao)售部(bu)(bu)(bu)(bu)，那就可(ke)(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)詢(xun)問對應(ying)部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)，從而找出(chu)(chu)原因。”除(chu)了公(gong)司(si)內部(bu)(bu)(bu)(bu)部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)的(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)(lv)分析，TMC還可(ke)(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)幫(bang)助企(qi)業(ye)分析比較自身與行(xing)業(ye)標桿或均值的(de)(de)(de)(de)(de)異同(tong)，發(fa)(fa)現(xian)可(ke)(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)優化的(de)(de)(de)(de)(de)環節。財務在做差旅(lv)(lv)(lv)預(yu)算時，就可(ke)(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)胸有成竹地提出(chu)(chu)合理(li)建議和規劃了。